Dąbrowa Białoctocka - dabrowa-bial.pl

Regulamin publikacji i okresowych przeglądów treści zamieszczonych
w Biuletynie Informacji Publicznej

§ 1

Słownik pojęć

Użyte w Regulaminie BIP określenia oznaczają:

Informacja publiczna - każda informacja o sprawie publicznej, podlegająca udostępnieniu na podstawie Ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r.;

1. Jednostka - Urząd Miejski w Dąbrowie Białostockiej
2. Redaktor BIP - osoba odpowiedzialna za zamieszczanie i aktualizowanie określonych informacji publicznych w jednym lub wielu działach BIP;
3. Wytwarzający informację – pracownik, osoba (lub zespół osób) odpowiedzialna za przygotowywanie informacji celem publikacji ich w BIP, w szczególności odpowiedzialna za poprawność merytoryczną, terminowość i okres publikacji poszczególnych informacji. Wytwarzający informację odpowiada równocześnie za przygotowywanie aktualizacji już istniejących informacji;
4. Zespół redakcyjny BIP – w skład zespołu redakcyjnego BIP wchodzą Wytwarzający informację oraz Redaktor BIP. Zespół redakcyjny BIP jest wyznaczany przez kierownika jednostki spośród personelu jednostki.

 § 2
Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa szczegółowe zasady prowadzenia podmiotowej strony Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej zwana dalej Regulaminem BIP.
2. Urząd Miejski w Dąbrowie Białostockiej prowadzi stronę Biuletynu Informacji Publicznej pod adresem https://bip-umdabrowabialostocka.wrotapodlasia.pl/ zwaną dalej BIP.

§ 3
Ogólne zasady publikowania informacji publicznej w BIP

1. Publikowanie informacji w BIP odbywa się w oparciu o wymogi określone w Ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
2. Informacje publiczne publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej, muszą być oznaczone:

1. Danymi określającymi podmiot udostępniający (pełna nazwa jednostki);
2. Danymi określającymi tożsamość osoby odpowiadającej za treść (Wytwarzający informację);
3. Danymi określającymi tożsamość osoby, która wprowadza dane do BIP-u (Redaktor BIP);
4. Datą i czasem wytworzenia informacji;
5. Datą i czasem udostępnienia informacji na BIP-ie.

1. Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych
   w przepisach o ochronie danych osobowych i informacji niejawnych oraz o ochronie innych treści ustawowo chronionych.
2. W przypadku obowiązku ujawnienia danych osobowych w przygotowanej do publikacji informacji, Wytwarzający informację zobowiązany jest zweryfikować zakres (rodzaje) danych osobowych podanych w informacji z zakresem wskazanym w przepisach, na podstawie których dokonywana jest przedmiotowa publikacja. Wątpliwości dotyczące publikacji danych osobowych w serwisie BIP wymagają przeprowadzenia uprzednich konsultacji z zespołem Inspektora Ochrony Danych.
3. Osoba dokonująca wyłączenia jawności informacji w BIP, ze względu na występowanie treści prawnie chronionych, zamieszcza komentarz, w którym podaje się:

1. Zakres wyłączenia,
2. Podstawę prawną wyłączenia,
3. Organ lub osobę, które dokonały wyłączenia.

1. Za wyłączenie jawności informacji publicznej wraz z komentarzem odpowiada Wytwarzający informację.
2. Informacje publiczne zamieszczane na stronie BIP nie mogą zawierać reklam oraz niewyjaśnionych skrótów, z wyjątkiem skrótów powszechnie przyjętych i zrozumiałych.
3. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w BIP jest udostępniana w trybie wnioskowym.

 § 4
Zamieszczanie informacji w BIP

1. Wytwarzający informację zobowiązany jest do przygotowania materiałów/treści przeznaczonych do publikacji w BIP w wersji elektronicznej, w powszechnie dostępnym formacie umożliwiającym publikację.
2. Przygotowane do publikacji materiały/treści powinny być zgodne z wymogami wskazanymi
   w Ustawie z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. W przypadku wątpliwości związanych z kwestią dostępności Wytwarzający informację winien skonsultować się z Koordynatorem ds. dostępności.
3. Wytwarzający informację przekazuje materiały/treści Redaktorowi BIP nie później niż na dwa dni robocze przed wymaganą datą ich publikacji w BIP.
4. Wraz z materiałami do publikacji przekazywana jest karta informacyjna, która stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu BIP.
5. Redaktor BIP po uzyskaniu materiałów/treści z przeznaczeniem ich publikacji w BIP dokonuje takiej publikacji bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w przeciągu dwóch dni roboczych od dnia uzyskania prawidłowych materiałów/treści.
6. Redaktor BIP zobowiązany jest do zwrotnego potwierdzenia faktu dokonania publikacji. Potwierdzenie następuje poprzez stosowne uzupełnienie i przekazanie Wytwarzającemu informację karty informacyjnej.
7. Informacja publiczna przekazana do publikacji w BIP oraz dołączona do niej karta informacyjna są przechowywane i archiwizowane przez Wytwarzającego informację.
8. W przypadku konieczności dokonania aktualizacji opublikowanej wcześniej w BIP informacji stosuje się odpowiednio zapisy ust. 1-7. Aktualizacja informacji wymaga stworzenia nowej karty informacyjnej oraz powiązanie jej z dokumentacją wytworzoną w związku z publikacją pierwotnej informacji.

 § 5

Okres publikowania informacji w BIP

1. Informacje publikowane w BIP posiadają swój okres przydatności, który znajduje odzwierciedlenie w czasie publikacji informacji na stronie BIP.
2. Okres publikacji dla poszczególnych grup informacji ustanawiany jest na podstawie następujących kryteriów:

1. Czasu wskazanego w przepisie prawa, na podstawie którego informacja podlega publikacji lub na podstawie odrębnych przepisów prawa;
2. Ustania celu przetwarzania (w przypadku danych osobowych);
3. Zasady ograniczonego czasu publikacji – minimalizacja niezbędna do osiągnięcia celu przetwarzania (w przypadku danych osobowych);
4. Rzeczywistego zapotrzebowania petentów i stron trzecich na bieżący dostęp do informacji;
5. Wymagań wynikających z obowiązującej w jednostce instrukcji archiwalnej.

1. Przyjmuje się ogólne grupy informacji, dla których jednostka ustanawia okres ich publikacji. Są to w szczególności:

Lp.	Oznaczenie grupy informacji	Okres publikacji
1	Forma prawna, organizacja.	Proces ciągły. Podlega aktualizacjom. Podlega corocznym przeglądom.
2	Organy i osoby sprawujące funkcje kierownicze i ich kompetencje.	Proces ciągły. Podlega aktualizacjom. Podlega corocznym przeglądom.
3	Przedmiot działalności, kompetencje, zasady funkcjonowania i podstawy prawne.	Proces ciągły. Podlega aktualizacjom. Podlega corocznym przeglądom.
4	Majątek jednostki, informacje o długu publicznym.	Proces ciągły. Podlega corocznym przeglądom.
5	Budżet jednostki i sposoby jego realizacji.	Proces ciągły. Podlega corocznym przeglądom.
6	Sprawozdania z udzielonej pomocy publicznej.	Proces ciągły. Podlega corocznym przeglądom.
7	Treść dokumentów urzędowych, w szczególności aktów administracyjnych i rozstrzygnięć.	Proces ciągły. Podlega corocznym przeglądom.
8	Rejestry, ewidencje i archiwa oraz sposoby udostępniania ich danych.	Proces ciągły. Podlega aktualizacjom. Podlega corocznym przeglądom.
9	Informacja o zakresie realizacji zadań publicznych oraz sposobie ich realizacji a przede wszystkim skutkach realizacji tych zadań.	Proces ciągły. Podlega aktualizacjom. Podlega corocznym przeglądom.
10	Postępowania z zakresu Prawa Zamówień Publicznych.	Proces ciągły. Podlega corocznym przeglądom.
11	Zamówienia, do których nie stosuje się PZP.	Okresowo, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami. Podlega corocznym przeglądom.
12	Nabór na stanowiska urzędnicze i jego procedury.	Okresowo, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami. Podlega corocznym przeglądom.
13	Przebieg i wyniki kontroli zewnętrznych i wewnętrznych.	Proces ciągły. Podlega corocznym przeglądom.

 

1. Dla publikowanych informacji nieujętych w ust. 3 dokonuje się indywidualnej oceny w oparciu
   o kryteria wskazane w ust. 2. Przedmiotowej oceny dokonuje Wytwarzający informację przed dokonaniem publikacji. Przyjęty okres publikacji jest odnotowywany w treści Załącznika nr 1 do Regulaminu BIP.
2. W przypadku wątpliwości dotyczących ustalenia okresu publikacji informacji Wytwarzający informację dokonuje jednostkowej oceny w oparciu o kryteria ujęte w ust. 2 oraz w oparciu
   o konsultacje przeprowadzone z personelem merytorycznym i obsługą prawną.
3. Wątpliwości dotyczące ustalenia okresu publikacji informacji stanowiących dane osobowe Wytwarzający informację konsultuje z zespołem Inspektora Ochrony Danych.

 § 6

Struktura BIP

1. Struktura BIP może posiadać dodatkowe elementy, które nie zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej.
2. Za opracowanie i nadzór nad strukturą BIP odpowiada Zespół redakcyjny BIP. Istotne zmiany
   w strukturze lub zawartości BIP wymagają zgodny kierownika jednostki.
3. Zmiany w strukturze BIP obejmujące dodanie, modyfikowanie lub usunięcie jej elementu, dokonywane są wyłącznie na wniosek kierownika jednostki lub kierującego właściwą komórką organizacyjną odpowiedzialną za dany dział BIP, zgodnie z zakresem działania.
4. Proponowane zmiany nie mogą zaburzać spójności i przejrzystości struktury BIP.

 § 7
Nadawanie uprawnień do administrowania BIP

1. Kierownik jednostki wyznacza osoby pełniące funkcję Redaktorów Serwisu.
2. Nadawanie, modyfikowanie i wycofanie uprawnień do panelu administracyjnego BIP, odbywa się wyłącznie na pisemny wniosek kierownika jednostki.
3. Do nadawania uprawnień, o którym mowa w ust. 1 stosuje się procedurę zgodną z obowiązującym w jednostce Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.
4. Uprawnienia do panelu administracyjnego BIP posiada wyłącznie Redaktor BIP.
5. Jednostka może wyznaczyć więcej niż jednego Redaktora BIP.
6. Każdemu Redaktorowi BIP nadawany jest unikalny login i hasło, za pomocą którego loguje się do panelu administracyjnego BIP.
7. Redaktor BIP zobowiązany jest do zachowania w poufności przyznanego mu indywidualnego loginu i hasła.
8. Uprawnienia redaktora BIP do panelu administracyjnego zostają zablokowane w przypadku:

1.  Złożenia wniosku o odebranie uprawnień;
2. Wygaśnięcie umowy z osobą pełniącą funkcję Redaktora BIP.

1. Osoby wytwarzające informację są wyznaczane spośród członków personelu przez kierownika Jednostki lub kierujących właściwymi komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za dany dział (bądź określony zakres informacji) Serwisu.
2. Informacje o osoby wyznaczonych do pełnienia funkcji Redaktorów serwisu oraz Wytwarzających informacje są odnotowywane w prowadzonej przez kierownika jednostki ewidencji Redaktorów i Wytwarzających informacje stanowiącej Załącznik nr 2 do Regulaminu.
3. W ewidencji odnotowuje się analogicznie informacje o zaprzestaniu pełnienia funkcji Redaktora serwisu lub Wytwarzającego informacje.

 § 8
Okresowe przeglądy informacji zamieszczonych w BIP

1. Zespół redakcyjny BIP dokonuje okresowych przeglądów informacji/treści opublikowanych w BIP.
2. Okresowe przeglądy są dokonywane nie rzadziej niż raz do roku, w ustalonym przez kierownika jednostki terminie.
3. W przeglądzie uczestniczą członkowie Zespołu redakcyjnego BIP. Kierownik jednostki może wskazać inne lub dodatkowe osoby, które będą wspierać czynności związane z przeglądem, w szczególności z personelu merytorycznego i obsługi prawnej.
4. Przeglądowi podlegają informacje/treści publicznie dostępne w BIP w zakresie:

1. Kompletności opublikowanych informacji w odniesieniu do wymogów wynikających
   z przepisów prawa;
2.  Legalności publikacji w odniesieniu do ograniczeń związanych z ochroną informacji prawnie chronionych;
3. Aktualności opublikowanych informacji ze wskazaniem obszarów wymagających korekty;
4. Okresu ich publikacji oraz celowości i zasadności dalszego ich udostępniania;
5. Poprawności prowadzenia i wyświetlania metryk poszczególnych dokumentów/informacji.

1. Weryfikacji podlegają także mechanizmy automatycznego archiwizowania, zakończenia czasu publikacji w BIP oraz poprawność ich ustawiania przez Redaktora BIP w momencie publikowania treści.
2. Z przeglądu jest wykonywane sprawozdanie zawierające opis stanu faktycznego oraz rekomendacje. Wzór sprawozdania stanowi Załącznik nr. 3 do Regulaminu BIP.
3. Sporządzone sprawozdanie jest podpisywane przez członków Zespołu redakcyjnego BIP.
4. Przyjęcie raportu wymaga zatwierdzenia przez kierownika jednostki.