Regulamin publikacji i okresowych przeglądów treści zamieszczonych
w Biuletynie Informacji Publicznej
§ 1
Słownik pojęć
Użyte w Regulaminie BIP określenia oznaczają:
Informacja publiczna - każda informacja o sprawie publicznej, podlegająca udostępnieniu na podstawie Ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r.;
- Jednostka - Urząd Miejski w Dąbrowie Białostockiej
- Redaktor BIP - osoba odpowiedzialna za zamieszczanie i aktualizowanie określonych informacji publicznych w jednym lub wielu działach BIP;
- Wytwarzający informację – pracownik, osoba (lub zespół osób) odpowiedzialna za przygotowywanie informacji celem publikacji ich w BIP, w szczególności odpowiedzialna za poprawność merytoryczną, terminowość i okres publikacji poszczególnych informacji. Wytwarzający informację odpowiada równocześnie za przygotowywanie aktualizacji już istniejących informacji;
- Zespół redakcyjny BIP – w skład zespołu redakcyjnego BIP wchodzą Wytwarzający informację oraz Redaktor BIP. Zespół redakcyjny BIP jest wyznaczany przez kierownika jednostki spośród personelu jednostki.
§ 2
Postanowienia ogólne
- Niniejszy regulamin określa szczegółowe zasady prowadzenia podmiotowej strony Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej zwana dalej Regulaminem BIP.
- Urząd Miejski w Dąbrowie Białostockiej prowadzi stronę Biuletynu Informacji Publicznej pod adresem https://bip-umdabrowabialostocka.wrotapodlasia.pl/ zwaną dalej BIP.
§ 3
Ogólne zasady publikowania informacji publicznej w BIP
- Publikowanie informacji w BIP odbywa się w oparciu o wymogi określone w Ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
- Informacje publiczne publikowane w Biuletynie Informacji Publicznej, muszą być oznaczone:
- Danymi określającymi podmiot udostępniający (pełna nazwa jednostki);
- Danymi określającymi tożsamość osoby odpowiadającej za treść (Wytwarzający informację);
- Danymi określającymi tożsamość osoby, która wprowadza dane do BIP-u (Redaktor BIP);
- Datą i czasem wytworzenia informacji;
- Datą i czasem udostępnienia informacji na BIP-ie.
- Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych
w przepisach o ochronie danych osobowych i informacji niejawnych oraz o ochronie innych treści ustawowo chronionych. - W przypadku obowiązku ujawnienia danych osobowych w przygotowanej do publikacji informacji, Wytwarzający informację zobowiązany jest zweryfikować zakres (rodzaje) danych osobowych podanych w informacji z zakresem wskazanym w przepisach, na podstawie których dokonywana jest przedmiotowa publikacja. Wątpliwości dotyczące publikacji danych osobowych w serwisie BIP wymagają przeprowadzenia uprzednich konsultacji z zespołem Inspektora Ochrony Danych.
- Osoba dokonująca wyłączenia jawności informacji w BIP, ze względu na występowanie treści prawnie chronionych, zamieszcza komentarz, w którym podaje się:
- Zakres wyłączenia,
- Podstawę prawną wyłączenia,
- Organ lub osobę, które dokonały wyłączenia.
- Za wyłączenie jawności informacji publicznej wraz z komentarzem odpowiada Wytwarzający informację.
- Informacje publiczne zamieszczane na stronie BIP nie mogą zawierać reklam oraz niewyjaśnionych skrótów, z wyjątkiem skrótów powszechnie przyjętych i zrozumiałych.
- Informacja publiczna, która nie została udostępniona w BIP jest udostępniana w trybie wnioskowym.
§ 4
Zamieszczanie informacji w BIP
- Wytwarzający informację zobowiązany jest do przygotowania materiałów/treści przeznaczonych do publikacji w BIP w wersji elektronicznej, w powszechnie dostępnym formacie umożliwiającym publikację.
- Przygotowane do publikacji materiały/treści powinny być zgodne z wymogami wskazanymi
w Ustawie z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. W przypadku wątpliwości związanych z kwestią dostępności Wytwarzający informację winien skonsultować się z Koordynatorem ds. dostępności. - Wytwarzający informację przekazuje materiały/treści Redaktorowi BIP nie później niż na dwa dni robocze przed wymaganą datą ich publikacji w BIP.
- Wraz z materiałami do publikacji przekazywana jest karta informacyjna, która stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu BIP.
- Redaktor BIP po uzyskaniu materiałów/treści z przeznaczeniem ich publikacji w BIP dokonuje takiej publikacji bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w przeciągu dwóch dni roboczych od dnia uzyskania prawidłowych materiałów/treści.
- Redaktor BIP zobowiązany jest do zwrotnego potwierdzenia faktu dokonania publikacji. Potwierdzenie następuje poprzez stosowne uzupełnienie i przekazanie Wytwarzającemu informację karty informacyjnej.
- Informacja publiczna przekazana do publikacji w BIP oraz dołączona do niej karta informacyjna są przechowywane i archiwizowane przez Wytwarzającego informację.
- W przypadku konieczności dokonania aktualizacji opublikowanej wcześniej w BIP informacji stosuje się odpowiednio zapisy ust. 1-7. Aktualizacja informacji wymaga stworzenia nowej karty informacyjnej oraz powiązanie jej z dokumentacją wytworzoną w związku z publikacją pierwotnej informacji.
§ 5
Okres publikowania informacji w BIP
- Informacje publikowane w BIP posiadają swój okres przydatności, który znajduje odzwierciedlenie w czasie publikacji informacji na stronie BIP.
- Okres publikacji dla poszczególnych grup informacji ustanawiany jest na podstawie następujących kryteriów:
- Czasu wskazanego w przepisie prawa, na podstawie którego informacja podlega publikacji lub na podstawie odrębnych przepisów prawa;
- Ustania celu przetwarzania (w przypadku danych osobowych);
- Zasady ograniczonego czasu publikacji – minimalizacja niezbędna do osiągnięcia celu przetwarzania (w przypadku danych osobowych);
- Rzeczywistego zapotrzebowania petentów i stron trzecich na bieżący dostęp do informacji;
- Wymagań wynikających z obowiązującej w jednostce instrukcji archiwalnej.
- Przyjmuje się ogólne grupy informacji, dla których jednostka ustanawia okres ich publikacji. Są to w szczególności:
Lp. |
Oznaczenie grupy informacji |
Okres publikacji |
1 |
Forma prawna, organizacja. |
Proces ciągły. |
2 |
Organy i osoby sprawujące funkcje kierownicze i ich kompetencje. |
Proces ciągły. |
3 |
Przedmiot działalności, kompetencje, zasady funkcjonowania i podstawy prawne. |
Proces ciągły. |
4 |
Majątek jednostki, informacje o długu publicznym. |
Proces ciągły. |
5 |
Budżet jednostki i sposoby jego realizacji. |
Proces ciągły. |
6 |
Sprawozdania z udzielonej pomocy publicznej. |
Proces ciągły. |
7 |
Treść dokumentów urzędowych, w szczególności aktów administracyjnych i rozstrzygnięć. |
Proces ciągły. |
8 |
Rejestry, ewidencje i archiwa oraz sposoby udostępniania ich danych. |
Proces ciągły. |
9 |
Informacja o zakresie realizacji zadań publicznych oraz sposobie ich realizacji a przede wszystkim skutkach realizacji tych zadań. |
Proces ciągły. |
10 |
Postępowania z zakresu Prawa Zamówień Publicznych. |
Proces ciągły. |
11 |
Zamówienia, do których nie stosuje się PZP. |
Okresowo, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami. |
12 |
Nabór na stanowiska urzędnicze i jego procedury. |
Okresowo, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami. |
13 |
Przebieg i wyniki kontroli zewnętrznych i wewnętrznych. |
Proces ciągły. |
- Dla publikowanych informacji nieujętych w ust. 3 dokonuje się indywidualnej oceny w oparciu
o kryteria wskazane w ust. 2. Przedmiotowej oceny dokonuje Wytwarzający informację przed dokonaniem publikacji. Przyjęty okres publikacji jest odnotowywany w treści Załącznika nr 1 do Regulaminu BIP. - W przypadku wątpliwości dotyczących ustalenia okresu publikacji informacji Wytwarzający informację dokonuje jednostkowej oceny w oparciu o kryteria ujęte w ust. 2 oraz w oparciu
o konsultacje przeprowadzone z personelem merytorycznym i obsługą prawną. - Wątpliwości dotyczące ustalenia okresu publikacji informacji stanowiących dane osobowe Wytwarzający informację konsultuje z zespołem Inspektora Ochrony Danych.
§ 6
Struktura BIP
- Struktura BIP może posiadać dodatkowe elementy, które nie zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej.
- Za opracowanie i nadzór nad strukturą BIP odpowiada Zespół redakcyjny BIP. Istotne zmiany
w strukturze lub zawartości BIP wymagają zgodny kierownika jednostki. - Zmiany w strukturze BIP obejmujące dodanie, modyfikowanie lub usunięcie jej elementu, dokonywane są wyłącznie na wniosek kierownika jednostki lub kierującego właściwą komórką organizacyjną odpowiedzialną za dany dział BIP, zgodnie z zakresem działania.
- Proponowane zmiany nie mogą zaburzać spójności i przejrzystości struktury BIP.
§ 7
Nadawanie uprawnień do administrowania BIP
- Kierownik jednostki wyznacza osoby pełniące funkcję Redaktorów Serwisu.
- Nadawanie, modyfikowanie i wycofanie uprawnień do panelu administracyjnego BIP, odbywa się wyłącznie na pisemny wniosek kierownika jednostki.
- Do nadawania uprawnień, o którym mowa w ust. 1 stosuje się procedurę zgodną z obowiązującym w jednostce Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.
- Uprawnienia do panelu administracyjnego BIP posiada wyłącznie Redaktor BIP.
- Jednostka może wyznaczyć więcej niż jednego Redaktora BIP.
- Każdemu Redaktorowi BIP nadawany jest unikalny login i hasło, za pomocą którego loguje się do panelu administracyjnego BIP.
- Redaktor BIP zobowiązany jest do zachowania w poufności przyznanego mu indywidualnego loginu i hasła.
- Uprawnienia redaktora BIP do panelu administracyjnego zostają zablokowane w przypadku:
- Złożenia wniosku o odebranie uprawnień;
- Wygaśnięcie umowy z osobą pełniącą funkcję Redaktora BIP.
- Osoby wytwarzające informację są wyznaczane spośród członków personelu przez kierownika Jednostki lub kierujących właściwymi komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za dany dział (bądź określony zakres informacji) Serwisu.
- Informacje o osoby wyznaczonych do pełnienia funkcji Redaktorów serwisu oraz Wytwarzających informacje są odnotowywane w prowadzonej przez kierownika jednostki ewidencji Redaktorów i Wytwarzających informacje stanowiącej Załącznik nr 2 do Regulaminu.
- W ewidencji odnotowuje się analogicznie informacje o zaprzestaniu pełnienia funkcji Redaktora serwisu lub Wytwarzającego informacje.
§ 8
Okresowe przeglądy informacji zamieszczonych w BIP
- Zespół redakcyjny BIP dokonuje okresowych przeglądów informacji/treści opublikowanych w BIP.
- Okresowe przeglądy są dokonywane nie rzadziej niż raz do roku, w ustalonym przez kierownika jednostki terminie.
- W przeglądzie uczestniczą członkowie Zespołu redakcyjnego BIP. Kierownik jednostki może wskazać inne lub dodatkowe osoby, które będą wspierać czynności związane z przeglądem, w szczególności z personelu merytorycznego i obsługi prawnej.
- Przeglądowi podlegają informacje/treści publicznie dostępne w BIP w zakresie:
- Kompletności opublikowanych informacji w odniesieniu do wymogów wynikających
z przepisów prawa; - Legalności publikacji w odniesieniu do ograniczeń związanych z ochroną informacji prawnie chronionych;
- Aktualności opublikowanych informacji ze wskazaniem obszarów wymagających korekty;
- Okresu ich publikacji oraz celowości i zasadności dalszego ich udostępniania;
- Poprawności prowadzenia i wyświetlania metryk poszczególnych dokumentów/informacji.
- Weryfikacji podlegają także mechanizmy automatycznego archiwizowania, zakończenia czasu publikacji w BIP oraz poprawność ich ustawiania przez Redaktora BIP w momencie publikowania treści.
- Z przeglądu jest wykonywane sprawozdanie zawierające opis stanu faktycznego oraz rekomendacje. Wzór sprawozdania stanowi Załącznik nr. 3 do Regulaminu BIP.
- Sporządzone sprawozdanie jest podpisywane przez członków Zespołu redakcyjnego BIP.
- Przyjęcie raportu wymaga zatwierdzenia przez kierownika jednostki.