Regulamin publikacji i okresowych przeglądów treści zamieszczonych
w serwisie internetowym
§1
Słownik pojęć
Użyte w niniejszej Regulaminie określenia oznaczają:
- Jednostka -Urząd Miejski w Dąbrowie Białostockiej
- Redaktor serwisu (Redaktor) - osoba odpowiedzialna za zamieszczanie i aktualizowanie określonych informacji na stronie internetowej podmiotu;
- Strona internetowa - zbiór uporządkowanych logicznie, połączonych ze sobą przez nawigację oraz linki, elementów prezentowanych za pomocą przeglądarki internetowej pod jednolitym adresem elektronicznym;
- Serwis internetowy (Serwis) – grupa powiązanych ze sobą, stron internetowych i innych dokumentów udostępnianych w Internecie z jednego adresu domenowego za pośrednictwem usługi WWW;
- Wytwarzający informację – pracownik, osoba (lub zespół osób) odpowiedzialna za przygotowywanie informacji celem ich publikacji, w szczególności odpowiedzialna za poprawność merytoryczną, terminowość i okres publikacji poszczególnych informacji. Wytwarzający informację odpowiada równocześnie za przygotowywanie aktualizacji już istniejących informacji;
- Zespół redakcyjny – w skład zespołu redakcyjnego wchodzą Wytwarzający informację oraz Redaktor. Zespół redakcyjny jest wyznaczany przez kierownika jednostki spośród personelu jednostki.
§2
- Niniejszy Regulamin publikacji i okresowych przeglądów treści zamieszczonych w Serwisie (zwany dalej Regulaminem) określa zasady prowadzenia serwisu internetowego Urząd Miejski w Dąbrowie Białostockiej.
- Urząd Miejski w Dąbrowie Białostockiejprowadzi serwis internetowy pod adresem www: http://www.dabrowa-bial.pl/index.php
§3
Struktura serwisu
- Serwis jest prowadzony w szczególności w celach informacyjnych, komunikacyjnych oraz mających na celu usprawnienie realizacji zadań jednostki, jak również w związku z promocją własną oraz promocją Gminy Dąbrowa Białostocka
- Struktura Serwisu odpowiada bieżącemu zapotrzebowaniu na publikowane treści i informacje.
- Za opracowanie i nadzór nad strukturą Serwisu odpowiada Zespół redakcyjny. Istotne zmiany
w strukturze lub zawartości Serwisu wymagają zgodny kierownika jednostki. - Zmiany w strukturze Serwisu obejmujące dodanie, modyfikowanie lub usunięcie jej elementu, dokonywane w uzgodnieniu z kierownikiem jednostki lub kierującym właściwą komórką organizacyjną odpowiedzialną za dany dział Serwisu.
- Proponowane zmiany nie mogą zaburzać spójności i przejrzystości struktury Serwisu.
§ 4
Ogólne zasady publikowania informacji w Serwisie
- Publikowane w Serwisie informacje podlegają ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych
w przepisach: o ochronie danych osobowych, informacji niejawnych oraz o ochronie innych treści prawnie chronionych. - Zamieszczenie na stronie internetowej informacji stanowiących dane osobowe wymaga zebrania stosownych zgód od osób, których te dane dotyczą, chyba, że przepisu pozwalają na taką publikację.
- W przypadku zamiaru publikacji informacji zawierających dane osobowe, Wytwarzający informację zobowiązany jest zweryfikować zakres (rodzaje) danych osobowych zamieszczonych w informacji
z zakresem wskazanym w zebranej/ych zgodach. Wątpliwości dotyczące publikacji danych osobowych w Serwisie wymagają przeprowadzenia uprzednich konsultacji z zespołem Inspektora Ochrony Danych. - Za wyłączenie z publikacji danych osobowych, na publikowanie których nie zostały zebrane zgody odpowiada Wytwarzający informację.
§ 5
Zamieszczanie informacji w Serwisie
- Wytwarzający informację zobowiązany jest do przygotowania materiałów/treści przeznaczonych do publikacji w wersji elektronicznej, w powszechnie dostępnym formacie umożliwiającym publikację.
- Przygotowane do publikacji materiały/treści powinny być zgodne z wymogami wskazanymi
w Ustawie z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. W przypadku wątpliwości związanych z kwestią dostępności Wytwarzający informację winien skonsultować się z Koordynatorem ds. dostępności. - Wytwarzający informację przekazuje materiały/treści Redaktorowi nie później niż na dwa dni robocze przed planowaną datą ich publikacji na stronie internetowej.
- Wraz z materiałami do publikacji przekazywana jest karta informacyjna, która stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.
- Redaktor po uzyskaniu materiałów/treści z przeznaczeniem ich publikacji w Serwisie dokonuje takiej publikacji bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w przeciągu dwóch dni roboczych od dnia uzyskania prawidłowych materiałów/treści.
- Redaktor zobowiązany jest do zwrotnego potwierdzenia faktu dokonania publikacji. Potwierdzenie następuje poprzez stosowne uzupełnienie i przekazanie Wytwarzającemu informację karty informacyjnej.
- Przygotowane do publikacji informacje w wersji elektronicznej oraz dołączona do nich karta informacyjna są przechowywane i archiwizowane przez Wytwarzającego informację.
- W przypadku konieczności dokonania aktualizacji opublikowanej wcześniej informacji stosuje się odpowiednio zapisy ust. 1-7. Aktualizacja informacji wymaga stworzenia nowej karty informacyjnej oraz powiązanie jej z dokumentacją wytworzoną w związku z publikacją pierwotnej informacji.
§ 6
Okres publikowania informacji w Serwisie
- Informacje publikowane w Serwisie posiadają swój okres przydatności, który znajduje odzwierciedlenie w czasie publikacji.
- Okres publikacji informacji ustanawiany jest na podstawie następujących kryteriów:
- Czasu wskazanego w przepisie prawa, na podstawie którego informacja podlega publikacji lub na podstawie odrębnych przepisów prawa;
- Ustania celu przetwarzania (w przypadku danych osobowych);
- Zasady ograniczonego czasu publikacji – minimalizacja niezbędna do osiągnięcia celu przetwarzania (w przypadku danych osobowych);
- Rzeczywistego zapotrzebowania użytkowników Serwisu na bieżący dostęp do informacji;
- Wymagań wynikających z obowiązującej w jednostce instrukcji archiwalnej.
- Przedmiotowej oceny dokonuje się przed publikacją informacji. Przyjęty okres publikacji jest odnotowywany w treści Załącznika nr 1 do Regulaminu.
- W przypadku wątpliwości dotyczących ustalenia okresu publikacji informacji Wytwarzający informację dokonuje jednostkowej oceny w oparciu o kryteria ujęte w ust. 2 oraz w oparciu
o konsultacje przeprowadzone z personelem merytorycznym i obsługą prawną. - Wątpliwości dotyczące ustalenia okresu publikacji informacji stanowiących dane osobowe Wytwarzający informację konsultuje z zespołem Inspektora Ochrony Danych.
§ 7
Wyznaczanie i nadawanie uprawnień dla Zespołu redakcyjnego
- Kierownik jednostki wyznacza osoby pełniące funkcję Redaktorów Serwisu.
- Nadawanie, modyfikowanie i wycofanie uprawnień do panelu administracyjnego Serwisu, odbywa się wyłącznie na pisemny wniosek kierownika jednostki.
- Do nadawania uprawnień, o których mowa w ust. 1 stosuje się procedurę zgodną z obowiązującym w jednostce Systemem Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji.
- Uprawnienia do paneli administracyjnych posiadają wyłącznie Redaktorzy.
- W celu zapewnienia ciągłości dostępu do panelu administracyjnego Jednostka wyznacza co najmniej dwóch Redaktorów Serwisu.
- Każdemu Redaktorowi nadawany jest unikalny login i hasło, za pomocą którego loguje się do panelu administracyjnego.
- Redaktorzy zobowiązani jest do zachowania w poufności przyznanych im indywidualnych loginów
i własnych haseł dostępowych. - Uprawnienia redaktora do panelu administracyjnego zostają zablokowane w przypadku:
1) Złożenia wniosku o odebranie uprawnień;
2) Wygaśnięcie umowy z osobą pełniącą funkcję Redaktora.
- Osoby wytwarzające informację są wyznaczane spośród członków personelu przez kierownika Jednostki lub kierujących właściwymi komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za dany dział (bądź określony zakres informacji) Serwisu.
- Informacje o osoby wyznaczonych do pełnienia funkcji Redaktorów serwisu oraz Wytwarzających informacje są odnotowywane w prowadzonej przez kierownika jednostki ewidencji Redaktorów i Wytwarzających informacje stanowiącej Załącznik nr 2 do Regulaminu.
- W ewidencji odnotowuje się analogicznie informacje o zaprzestaniu pełnienia funkcji Redaktora serwisu lub Wytwarzającego informacje.
- Ewidencja może być prowadzona w formie papierowej, elektronicznej lub w systemie informatycznym.
§ 8
Okresowe przeglądy informacji zamieszczonych w Serwisie
- Zespół redakcyjny dokonuje okresowych przeglądów informacji/treści opublikowanych na stronie internetowej.
- Okresowe przeglądy są dokonywane nie rzadziej niż raz do roku, w ustalonym przez kierownika jednostki terminie.
- W przeglądzie uczestniczą członkowie Zespołu redakcyjnego.
- Przeglądowi podlegają opublikowane informacje/treści w następującym zakresie:
- Kompletności opublikowanych informacji;
- Legalności publikacji w odniesieniu do ograniczeń związanych z ochroną informacji prawnie chronionych, w szczególności danych osobowych;
- Aktualności opublikowanych informacji ze wskazaniem obszarów wymagających korekty;
- Okresu ich publikacji oraz celowości i zasadności dalszego ich udostępniania;
- Z przeglądu jest wykonywane sprawozdanie zawierające opis stanu faktycznego oraz rekomendacje. Wzór sprawozdania stanowi Załącznik nr. 3 do Regulaminu.
- Sporządzone sprawozdanie jest podpisywane przez członków Zespołu redakcyjnego.
- Przyjęcie raportu wymaga zatwierdzenia przez kierownika jednostki.